Cuando tenemos equipos en remoto es crucial contar con herramientas de colaboración que faciliten la ejecución conjunta de tareas, para asegurar que los equipos puedan colaborar de manera eficiente y efectiva. Una buena comunicación es fundamental para evitar malentendidos, mejorar la productividad y fortalecer las relaciones dentro del equipo.

Una comunicación clara y con vías definidas facilita una retroalimentación constructiva, permitiendo que los miembros estén abiertos a identificar áreas de mejora, lo que resulta en un mejor desempeño del equipo.

Herramientas que fortalecen la comunicación

• Trello es una aplicación que automatiza e integra los flujos de trabajo. Tiene una visual muy llamativa y está formada por tableros, tarjetas y listas. Esta herramienta facilita la organización de los equipos dando prioridad a proyectos urgentes (todo depende cómo lo manejen los integrantes del tablero).
• Figma es una herramienta que se utiliza en línea, por lo que no se necesita descargar e instalar para usarla. Permite que los equipos puedan trabajar al mismo tiempo en un mismo documento, mejorando la colaboración. Los usuarios pueden ver en tiempo real los cambios que se van desarrollando en el trabajo que se hace en conjunto. Figma permite diseñar interfaces de usuario y prototipado.
• Slack es una aplicación de mensajería para empresas, la cual permite que la información esté disponible para el equipo, incluye: mensajería, llamadas, video llamadas y trabajo colaborativo. Con ella se puede intercambiar archivos, se integra con Google drive, Outlook calendar, entre otras.
• Asana con esta herramienta puedes gestionar proyectos más fácil y rápidamente. Puedes sincronizar las cuentas de quienes conforman el equipo, para que estos puedan visualizar y automatizar sus tareas. Esto colabora a que se cumplan con los requisitos del proyecto en los plazos previsto.
• Visme ayuda a individuos y equipos a crear presentaciones e infografías de una forma atractiva y llamativa. Al ser una herramienta basada en la web, se puede usar desde cualquier dispositivo, permite organizar proyectos con una estructura de árbol de carpetas, donde los que tienen acceso de administrador pueden facilitar roles a los miembros de su equipo.  También ofrece plantillas tanto de infografías como presentaciones y el contenido creado puede ser publicado en línea o colgarlo en la página web, sirve para crear demostraciones de productos, banners publicitarios etc.
• Teams es la herramienta por excelencia para los equipos de trabajo, ya que ofrece la seguridad que da Microsoft. Con Teams te puedes comunicar al instante con cualquier persona del equipo, tener reuniones, compartir documentos, seguimiento de las conversaciones, programar videoconferencias, tomar notas, etc.

Tener una buena comunicación ayuda a:

• La colaboración entre los integrantes del equipo: cuando la comunicación es fluida promueve una colaboración más abierta y por ende con mejora resultados esperados. Pueden fluir las ideas y hay un ambiente más afable entre los miembros.
• Mejorar la claridad: la comunicación efectiva garantiza que todos en el equipo entiendan todos los detalles de las tareas, promoviendo una claridad en los mandatos y evitando malentendidos que luego retrasen los objetivos planteados.
• Que el equipo esté más coordinado: permite que los miembros del equipo trabajen enfocados en un mismo propósito y evitando posibles conflictos.
• Favorece el feedback: cuando la comunicación es clara y tiene vías claras ayuda a que la retroalimentación sea más constructiva, y permite que los miembros estén abiertos a escuchar donde se debe mejorar, lo que se traduce en mayor desempeño por parte de cada miembro del equipo.

Para mejorar la comunicación de los equipos es importante establecer algunos parámetros en la empresa e implementarlos como parte de la cultura organizacional, el ser claros, concisos y respetuosos, teniendo presente que un equipo bien comunicado debe primar la educación y contar con líderes que no solo sean jefes, sino, personas con la capacidad de reconocer el potencial de cada integrante del equipo y que actúen como coaching, sacando lo mejor de cada quien, ayudando a crear un entorno de trabajo más productivo y positivo.